Article · 12 août 2026

Nouveaux clients et conflits d’intérêts : vérifier en minutes

Un dossier arrive, il est intéressant, le client est pressé. La vérification des conflits d’intérêts se fait alors comme elle peut : un tour de table rapide, une recherche dans le logiciel sur le nom de la partie adverse, la mémoire des associés. Cela fonctionne la plupart du temps, jusqu’au jour où le nom cherché n’était pas le bon, où la société adverse était une filiale d’un ancien client, ou où le dossier concerné dormait dans les archives d’un confrère du cabinet.

Le contrôle des conflits est une obligation déontologique lourde et une décision qui appartient à l’avocat. Ce que l’intelligence artificielle peut faire, c’est ce que personne n’a le temps de faire correctement à chaque entrée en relation : interroger toute la mémoire du cabinet, en tenant compte des noms qui changent et des liens capitalistiques, puis remonter les rapprochements pour que la décision se prenne sur des faits.

Le conflit se découvre trop tard, et c’est structurel

La difficulté n’est pas la mauvaise foi, elle est mécanique. La recherche manuelle porte sur ce que l’on pense à chercher, c’est-à-dire le nom du client et celui de l’adversaire immédiat, orthographiés comme ils apparaissent sur le premier document reçu. Elle ignore les parties intervenantes, les cautions, les dirigeants personnes physiques, les sociétés du même groupe et tous les dossiers antérieurs où ces noms apparaissaient sans être les protagonistes principaux.

Elle ignore aussi le temps. Un cabinet de dix ans a traité des centaines de dossiers dont personne ne se souvient précisément, avec des collaborateurs partis depuis. Plus le cabinet compte d’associés, de bureaux ou de domaines d’activité, plus la mémoire collective se fragmente. Le conflit qui se révèle après la constitution coûte alors un dessaisissement, une restitution d’honoraires et parfois bien davantage sur le plan de la relation client.

Ce que l’agent va chercher dans la mémoire du cabinet

L’agent travaille sur vos propres données, celles de votre logiciel de gestion et de vos archives. Il ne consulte aucune base extérieure au cabinet et ne produit aucune information nouvelle : il retrouve ce que vous savez déjà sans le savoir.

Toutes les occurrences d’un nom dans les dossiers ouverts et clos, quelle que soit la qualité de la personne dans le dossier
Les variantes d’écriture, abréviations, changements de dénomination sociale et homonymies plausibles, signalées comme telles
Les dirigeants, associés et cautions apparaissant dans les pièces, souvent absents des champs structurés du logiciel
Les consultations ponctuelles et rendez-vous non suivis d’ouverture de dossier, qui créent pourtant des situations à examiner
Les dossiers dans lesquels le cabinet est intervenu contre une partie devenue prospect
Une fiche de synthèse par rapprochement, avec la référence du dossier, sa date, son objet et l’avocat en charge

Les groupes de sociétés et les noms qui changent

C’est là que la recherche manuelle échoue le plus souvent. Une société adverse a changé de dénomination il y a quatre ans, une autre a été absorbée, une troisième est la filiale à cent pour cent d’un groupe dont vous conseillez la holding. Le nom saisi dans la barre de recherche ne remonte rien, et la conclusion est fausse.

Un agent capable de rapprocher les identifiants d’entreprise et les mentions présentes dans les pièces des dossiers rend ces liens visibles. Il ne tranche pas la question de savoir si la situation constitue un conflit au sens du règlement intérieur national, ce qui suppose une appréciation de l’identité de l’intérêt en cause, du secret confié et de l’ancienneté de la relation. Il vous met simplement devant les éléments à apprécier, ce qui est déjà la moitié du travail.

L’agent signale, l’avocat décide

La règle est stricte et elle ne se délègue pas : l’acceptation d’un dossier, l’appréciation d’un risque de conflit, la décision de se déporter ou de solliciter l’avis du bâtonnier relèvent de l’avocat seul. Un outil qui produirait un feu vert ou un feu rouge automatique serait à la fois inutile et dangereux. Ce que l’agent produit, c’est une liste de rapprochements documentés, classés du plus au moins probable, avec ce qui les fonde.

L’architecture compte tout autant. L’agent travaille à l’intérieur du cabinet, sur des données qui n’en sortent pas, avec un hébergement en Union européenne, un contrat de sous-traitance conforme au RGPD et l’engagement écrit qu’aucune donnée ne servira à entraîner des modèles. Les cabinets organisés en équipes cloisonnées vérifieront en outre que les habilitations de l’agent respectent leurs propres murailles internes, un point à traiter à la conception et non après.

Mettre en place sans reprendre vingt ans d’archives

La tentation est de vouloir tout indexer avant de commencer, ce qui repousse le projet indéfiniment. Prenez plutôt les cinq dernières années de dossiers, qui couvrent l’essentiel des situations vivantes, et faites tourner le contrôle en parallèle de votre pratique actuelle pendant deux mois. Vous comparerez ce que la recherche manuelle remonte et ce que l’agent remonte en plus.

Profitez-en pour formaliser ce qui ne l’est pas toujours : à quel moment la vérification intervient dans l’entrée en relation, qui la déclenche, où sa trace est conservée. Cette trace vaut aussi pour vous, le jour où il faut démontrer que la diligence a été accomplie. Le diagnostic gratuit de DIAA, en cinq minutes en ligne, aide à cadrer ce périmètre de départ et les échanges avec votre éditeur.

Questions fréquentes

L’agent peut-il conclure à l’absence de conflit ?

Non, et il ne doit pas. Il restitue les rapprochements trouvés et les éléments qui les fondent. La qualification juridique et la décision d’accepter ou non le dossier relèvent de l’avocat, au regard du règlement intérieur national et, si nécessaire, après avis du bâtonnier.

Les données des dossiers sortent-elles du cabinet ?

Elles ne doivent pas. Exigez par écrit un hébergement en Union européenne, un contrat de sous-traitance conforme au RGPD, l’engagement qu’aucune donnée ne sera utilisée pour entraîner des modèles et la réversibilité complète. Ces garanties sont contractuelles chez DIAA, et l’outil peut être livré en pleine propriété.

Comment gérer les cloisonnements internes au cabinet ?

Ils se traduisent en habilitations dès la conception. L’agent peut signaler qu’un rapprochement existe sur un dossier auquel l’utilisateur n’a pas accès, en le renvoyant vers l’associé compétent, plutôt que d’en révéler le contenu.

Un cabinet individuel a-t-il vraiment besoin de cela ?

Le besoin est moindre sur la mémoire collective, puisqu’un seul avocat traite tous les dossiers, mais il reste réel sur l’ancienneté et sur les groupes de sociétés. Après une dizaine d’années de pratique, plus personne ne se souvient de tout, et les liens capitalistiques ne se devinent pas.

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